Dokumente

Mit der Dokumentenverwaltung kannst du beliebige Dateien direkt an einen Datensatz anhängen – schnell, übersichtlich und sicher. Egal ob PDF, Word, Excel, Bilder oder E-Mails: alles ist am richtigen Ort abgelegt und jederzeit wieder auffindbar. Schluss mit verstreuten Dateien auf Netzlaufwerken oder in persönlichen Mailboxen.

Allgemeine Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es dir, sämtliche relevanten Unterlagen direkt mit einem Datensatz zu verknüpfen – beispielsweise mit einem Sachmittel, Ticket, Wartungsauftrag, Schulungsnachweis oder einer Person. Damit befindet sich die gesamte Dokumentation dort, wo sie benötigt wird, ohne Umwege über Ordnerstrukturen oder E-Mail-Archive.

Was kann gespeichert werden?

• Textdateien
• Tabellen (Excel)
• PDF-Dokumente
• Word-Dokumente
• E-Mails (MSG/EML)
• Bilder und Videos

Die Dateien bleiben immer im Kontext des Datensatzes sichtbar – so findest du alles auf einen Blick wieder.

Vorschau im System

Für viele Formate, wie PDF, Bilder oder Videos, wird automatisch eine Vorschau angezeigt. Videos starten nicht automatisch – du entscheidest, wann sie abgespielt werden.

Typische Anwendungsfälle

• Bedienungsanleitungen für Maschinen
• Serviceberichte oder Zertifikate
• E-Mail-Korrespondenz zu einem Ticket
• Prüfprotokolle einer Wartung
• Fotos von Schäden oder Mängeln

Vorteile

• Alle Dokumente zentral verfügbar
• Keine Mehrfachablage oder verlorene Dateien
• Direkter Bezug zum Datensatz
• Versionen können bei Bedarf ersetzt werden

Best Practice

Lade Dokumente dort hoch, wo sie später benötigt werden – nicht im Datei-Chaos auf dem PC oder Netzlaufwerk. So bleibt die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und du sparst wertvolle Zeit bei der Suche.